Запит прийшов, ви не відповіли вчасно — і клієнт пішов до іншого. Розбираємо, як воронка лідів у Tutorio допомагає доводити звернення до оплати і бачити, де ви втрачаєте гроші.
Куди зникають клієнти, які вже написали
Більшість репетиторів втрачають клієнтів не тому, що бракує запитів, а тому, що запити губляться. Хтось написав в Instagram, хтось у Telegram, хтось дав номер через знайомих — і частина цих людей просто розчиняється: ви не відповіли вчасно, забули передзвонити, пообіцяли пробний і не повернулися до розмови. Кожне таке звернення — це потенційний учень на місяці наперед, який пішов до того, хто відповів швидше.
Проблема не в лінощах, а у відсутності єдиного місця. Поки нові контакти живуть у переписках і нотатках телефону, неможливо відповісти на просте питання: з ким я зараз у процесі, кому маю передзвонити сьогодні, хто чекає на пробний. Воронка лідів у Tutorio створює саме таке місце.
Лід — це ще не учень
Ключова ідея проста: потенційний клієнт (лід) і чинний учень — це різні сутності, і їх не варто змішувати. Поки людина не почала вчитися й платити, їй не місце серед ваших активних учнів, інакше статистика й розклад «забруднюються» тими, хто, можливо, ніколи не дійде до першого уроку.
Тому ліди в Tutorio живуть на окремій дошці — воронці. Це візуальна карта вашого залучення: кожен потенційний клієнт — це картка, яка рухається стадіями зліва направо. Ви бачите не абстрактний список контактів, а живий процес: скільки людей на вході, скільки на етапі пробного, скільки вже стали учнями.
Шість етапів воронки
Воронка складається з шести етапів: «Нові» (щойно звернулися), «Зв'язалися» (ви вже на контакті), «Пробний заплановано», «Пробний проведено», «Конвертовано» (став учнем) і «Втрачено». Картку ліда ви пересуваєте між колонками перетягуванням або змінюєте етап прямо в її формі. Це займає секунду й одразу дає актуальну картину всієї воронки.
Кожна картка містить те, що справді потрібно для рішення: ім'я, предмет, очікувану ставку за годину, джерело (звідки прийшов клієнт), контакти й нотатки. Для втрачених лідів є окреме поле «причина втрати» — згодом ці причини показують, де ви системно недопрацьовуєте: дорого, незручний час, передумали.
Пробний урок, який одразу в розкладі
Пробне заняття — критична точка воронки, і Tutorio робить його частиною звичайного розкладу. Для ліда ви вмикаєте пробний урок (безкоштовний або платний), вказуєте дату, час і тривалість — і система створює реальний урок у вашому календарі. Якщо новий пробний накладається на вже наявне заняття, ви побачите попередження про конфлікт і вирішите: перенести чи запланувати попри нього.
Коли ви ставите дату пробного для нового ліда, він автоматично переходить на етап «Пробний заплановано» — не треба пересувати картку вручну. Для платних пробних можна відмітити, що оплату отримано: ці гроші окремо враховуються в показнику «дохід з пробних», тож ви бачите реальну віддачу навіть від тих, хто ще не став постійним учнем.
Мікрогайд: провести лід через воронку за п'ять кроків
Крок 1. Додайте лід одразу, щойно надійшов запит: ім'я, предмет, джерело й очікувана ставка. Навіть якщо це просто «Олена, англійська, Instagram» — головне не тримати контакт у голові.
Крок 2. Зв'язалися — пересуньте картку в «Зв'язалися». Тепер на дошці видно, що з цією людиною ви вже в діалозі й чекаєте на наступний крок.
Крок 3. Домовилися про пробне — увімкніть пробний урок із датою. Лід сам перейде в «Пробний заплановано», а заняття з'явиться у календарі.
Крок 4. Провели пробне — позначте його як проведене (етап «Пробний проведено»). Це ваш список тих, з ким час обговорити повноцінне навчання й пакет уроків.
Крок 5. Клієнт погодився — конвертуйте ліда в учня одним кліком. Tutorio створює картку учня й переносить у неї контакти, предмет і ставку з ліда, тож не треба вводити дані повторно. Якщо клієнт відмовився — перенесіть картку у «Втрачено» й коротко зафіксуйте причину.
Цифри, які підкажуть, де ви втрачаєте гроші
Над воронкою Tutorio показує кілька показників, які перетворюють відчуття на факти. Конверсія — це відсоток виграних угод серед усіх завершених (виграно поділити на виграно плюс втрачено). Потенційний дохід підсумовує очікувані ставки за всіма активними лідами — це гроші, які ще в роботі. «Пробні цього тижня» нагадують, скільки зустрічей попереду, а «дохід з пробних» рахує те, що вже зароблено на платних пробних.
Окремо корисне поле «джерело». Коли в кожного ліда зафіксовано, звідки він прийшов, через місяць-другий видно, який канал реально приводить учнів, а не просто запити. Можливо, Instagram дає багато звернень, але конвертуються переважно рекомендації — тоді логічно вкладати більше зусиль саме туди. Раз на тиждень виділіть 10–15 хвилин: пройдіться по картках «Зв'язалися» і «Пробний проведено», напишіть тим, хто завис, і перевірте, чи не застряг хтось без наступного кроку. Саме ці «завислі» картки найчастіше і є вашим недоотриманим доходом.